El Departamento de Representación, como órgano, es responsable de la planificación, organización, supervisión, coordinación y control de las actividades de apoyo a la imagen institucional del Senado, necesarias para que los senadores(as) puedan cumplir eficientemente con sus funciones representativas asignadas en la Constitución.

Sus atribuciones incluyen el diseño y desarrollo de programas y acciones de todo tipo, tendentes a optimizar los vínculos entre la ciudadanía y los senadores y senadoras, con la perspectiva de perfeccionar el funcionamiento de la democracia en República Dominicana.

La creación y puesta en funcionamiento del área de representación constituye un avance esencial dentro de la modernización de esta Institución; su alcance permitirá la interacción efectiva ciudadana con sus representantes y el conocimiento de las labores legislativas, permitiendo así la consolidación de la democracia y contribuyendo al desarrollo de la nación.

Para la ejecución de las labores de representación, este Departamento cuenta con las tres unidades dirigidas a mejorar el ejercicio de las labores de representación del Senado ostentada por los senadores y senadoras. Estas son las siguientes.

1. División de Comunicación e Imagen: Gestiona un programa integral de comunicación e interacción con los medios de comunicación, segmentados e hipersegmentados; mide y da seguimiento a la imagen pública del Senado. Mejora los flujos de comunicación interna, apoyando la aplicación de nuevas herramientas que faciliten las condiciones necesarias para posicionar atributos positivos en la imagen externa. Dependen directamente de ella:

1. Unidad de Prensa.
   Actualmente esta unidad elabora un plan de comunicación social, que en su fase inicial facilitará la conformación de la Red Nacional de Participación Ciudadana, difundiendo la presencia del Senado en las distintas provincias del interior del país, cada vez que se realice una actividad.
   
   Boletín Virtual “Senado Virtual Dominicano… informa”.
   Diariamente llegará a más de cientos de suscriptores, con informaciones sobre los nuevos Proyectos de Ley ingresados, las Resoluciones y Leyes aprobadas, las actas y agendas de las distintas instancias del Senado, además de una síntesis diaria de noticias.
   
   Periódico Electrónico.
   Contiene noticias de interés senatorial publicadas en la Intranet y en el Internet. Semanalmente llegará a los usuarios de los servicios de la División de Apoyo a la Participación Ciudadana y Política como mecanismo de mantener contacto, informando, y brindando material de lectura de formación cívica.
    

2. Unidad de Televisión y Radio.
   
   - Presencia en la Televisión local. Tenemos un programa semanal en el Canal 4 de Radio Televisión Dominicana, donde se difunden las actividades que se realizan en el Senado.
   
   - Presencia en la radio local. Realizada en base a cuñas radiales que anuncian y difunden las acciones del Senado en cada localidad, facilitando la constitución de la Red Nacional de Participación Ciudadana y como parte del Plan de Comunicación provincial y regional.
   
   - Red Nacional de Participación Ciudadana. Su elemento dinamizador lo constituyen los monitores regionales encargados de elaborar el Plan de Participación Provincial del Senado, el que se lleva a cabo en colaboración con los voluntarios de cada provincia y la trama de relaciones con municipalidades, universidades y demás organizaciones de la sociedad civil contactadas.

2. División de Apoyo a la Participación Ciudadana y Política

Esta División es la encargada de facilitar la canalización de propuestas sociales y de los ciudadanos al Senado, en calidad de insumos a ser ponderados en la toma de decisiones legislativas para aumentar su fundamentación, equilibrio y legitimidad. En tal sentido, sus funciones principales son:

1. Promover y facilitar la formación de valores, percepciones y expectativas ciudadanas adecuadas sobre las funciones del Poder Legislativo (representación, legislación, fiscalización) para crear una ciudadanía mejor informada y formada acerca del rol institucional del Senado y disminuir las presiones clientelistas que deterioran su imagen pública.

2. Facilitar procesos de entrenamiento de multiplicadores (líderes de opinión, maestros, ONGs, asociaciones de padres y madres) y dar apoyo a programas escolares en torno al aprendizaje de valores, conceptos y herramientas prácticas sobre ciudadanía, democracia, prácticas parlamentarias y el rol y características del Senado.

3. Acercar el Senado a la sociedad, poniendo a disposición del público información actualizada de carácter legislativo, parlamentario, administrativo y financiero dentro de una política de transparencia basada en la simplicidad, integridad, eficiencia y accesibilidad de la información, con énfasis en la publicación en Internet.

4. Incrementar la receptividad del Senado, recibiendo, tramitando, y dando respuesta a las peticiones, opiniones y propuestas de la ciudadanía, canalizándolas hacia y desde los organismos competentes de la entidad.

5. Administrar las cabinas públicas de Internet que estarán a disposición de aquellos ciudadanos que no cuentan con dichas herramientas, a fin de facilitar su uso gratuito, pero controlado.

6. Diseñar y mantener la página Web de la Institución; monitorear dicha página diariamente.

7. Ofrecer apoyo técnico y logístico a los senadores(as) en sus atribuciones de representación.

8. Desarrollar el plan cultural de vinculación de la Institución con la ciudadanía.

9. Planificar y organizar actividades culturales de apoyo a las acciones sociales y comunitarias de la Institución y de los senadores en particular.

10. Coordinar acciones culturales, sociales y deportivas de apoyo a las acciones de imagen pública de la Institución.

11. Representar la Institución en eventos públicos, a través de acciones culturales.

12. Realizar otras actividades relacionadas con sus atribuciones, y que no hayan sido listadas en este documento.

a. Unidad de Educación, Participación Ciudadana y Acción Comunitaria.
1) El objetivo de esta Unidad en el aspecto de Educación es formar ciudadanos (as) con una educación y cultura senatorial. Sensibilizarlos en la labor que realizan sus representantes por sus representados. Contribuir a la cultura cívica de los ciudadanos (as) para un mejor ejercicio de sus deberes y derechos y un mejor conocimiento de sus instituciones, mediante talleres y charlas presenciales de capacitación, coadyuvando a una participación de ciudadanos y ciudadanas que consolide la democracia del país. Las funciones de esta área se llevarán a cabo a través de:

1. Programas de pasantías a estudiantes de universidades con los cuales el Senado haya suscrito acuerdos.

2. Programas de Visitas Guiadas.

3. Cursos y talleres presenciales a nivel nacional, proporcionando herramientas que contribuyan al ejercicio de una ciudadanía participativa.

4. Cursos a distancia a través de la Internet que tienen como objetivo contribuir con la cultura cívica de los ciudadanos (as) y estudiantes en general, los cuales se complementarán con un taller presencial.

5. Publicaciones de Boletines, brochures y otro material de apoyo que pueda suministrar todas las informaciones del Senado de la República y llegar a todos los niveles de la ciudadanía, formando así una cultura cívica senatorial y de conciencia nacional.

2) En lo que se refiere a la Participación Ciudadana, el Senado propiciará:

• Ampliar la cobertura de participación de los ciudadanos en el proceso legislativo poniendo los proyectos de ley a disposición de la opinión pública y promoviendo el debate de los mismos.

• Promover el debate sistemático y ordenado, recoger aportes y sugerencias ciudadanas respecto a un proyecto de ley, con el objetivo de incorporarlos en el material de trabajo que utilizan las Comisiones Legislativas para emitir el dictamen correspondiente.

• Recabar la opinión de especialistas en cada uno de los temas de debate propuestos por las Comisiones Legislativas, en relación con el proyecto de ley que se esté analizando.
  
  El área de Participación Ciudadana tiene a su cargo funciones relativas a:

  1. Foro Legislativo Virtual. Servicio virtual instalado en el Portal del Senado, a disposición de las Comisiones Ordinarias para la participación y aporte de especialistas y de ciudadanos en general en la discusión de los proyectos de leyes que las mismas ponen en consulta. Es una forma interactiva para proponer y debatir diversos temas de la realidad nacional e internacional, contamos con la figura del moderador que debe mantener y hacer cumplir de los participantes una serie de normas para evitar situaciones tensas y desagradables y el mal uso del lenguaje. Tiene dos modalidades de operación:

     • Foro legislativo virtual especializado: dirigido a expertos y especialistas nacionales y/o extranjeros convocados por las Comisiones Ordinarias.

     • Foro legislativo virtual público: dirigido al público en general.

  2. Pedidos y solicitudes de Ciudadanos. Los ciudadanos (as) e instituciones pueden hacer solicitudes, presentar denuncias por escrito, ya sea en forma individual o colectiva, ejerciendo su derecho a petición. Del mismo modo, tienen derecho a ser informados sobre asuntos públicos derivados de las comisiones del Senado.

  3. Opiniones sobre proyectos de Ley. Mediante este espacio, los ciudadanos (as) pueden dar a conocer sus opiniones sobre los diferentes proyectos de Ley que son tratados en las Comisiones Permanentes. Las opiniones pueden ser dirigidas a los senadores(as) autores de los Proyectos de Ley o a las Comisiones encargadas de su estudios o dictamen.

  4. Apoyo a Vistas Públicas. El Senado de la República ha implementado la celebración de las vistas públicas como un procedimiento de difusión, información y recepción de sugerencias y propuestas legislativas que se ponen a consideración de los ciudadanos (as). Estas actividades son promovidas por las Comisiones Permanentes y permiten recibir propuestas e iniciativas de la población sobre los proyectos de Ley presentados por los senadores(as).

3) En cuanto a la Acción Comunitaria, el Departamento de Representación ofrece un soporte de asistencia y apoyo a los senadores y senadoras, en los diversos asuntos de carácter humanitario. A través de este programa, se han logrado facilidades en los diversos hospitales y centros especializados en áreas de la salud.

Ferias Ciudadanas. Eventos que se realizarán en todo el Distrito Nacional y las provincias del país, en plazas públicas, días de gran concurrencia, para difundir entre la población la presencia del Senado, los servicios que brinda, los mecanismos de información y comunicación que la ciudadanía puede utilizar y propiciar el contacto entre los senadores(as).

b. Unidad de Apoyo Político.   Tiene como función principal:

1. Organizar espacios institucionales de interacción directa y consulta entre la ciudadanía y sus representantes en el proceso de formación de las leyes, caracterizados por la diversidad de sectores y perspectivas involucradas, la libre expresión de intereses y opiniones y la búsqueda de concertación.

2. Dar soporte y apoyo a los bloques partidarios para la adecuada gestión de sus intereses de representación ante los ciudadanos.

3. Identificar, gestionar y mantener las bases de datos de los líderes de opinión de los diferentes sectores y provincias, a fin de mantener con ellos un vínculo de comunicaciones e invitaciones a participar en los eventos de esta institución.

4. Organizar, coordinar y controlar el apoyo técnico, logístico, administrativo y operacional a las actividades de representación y vinculación ciudadana que realizan los Senadores(as) y los bloques partidarios a los que pertenecen, y en sus respectivas comunidades y la Institución a través de las oficinas provinciales.

5. Coordinar la asistencia técnica y administrativa necesaria en la elaboración y presentación de proyectos de ley y de resoluciones que realizan los bloques.

6. Distribuir entre los bloques, los proyectos de ley, de resoluciones, las leyes y resoluciones aprobadas, la agenda del día y cualquier documento que sea de interés legislativo.

7. Gestionar la recepción de beneficios y servicios de que son acreedores los miembros de los bloques y las oficinas provinciales, así como la obtención de los medios para ejercer adecuadamente sus funciones legislativas, de fiscalización y de representación.

8. Apoyar a los bloques y las oficinas provinciales en las solicitudes de placas, seguros, exoneraciones, pasaportes diplomáticos, licencias para armas de fuego y otros trámites relacionados con los legisladores.

9. Solicitar y suministrar el material gastable que necesiten los bloques parlamentarios y las oficinas provinciales.

10. Realizar otras funciones relacionadas con sus atribuciones, y que no hayan sido listadas en este documento.

3. División de Libre Acceso a la Información. Esta oficina se crea con el objetivo de cumplir las directrices establecidas en la Ley Sobre Libre Acceso a la Información Pública, marcada con el No. 200-04 y su Reglamento de aplicación, marcado con el No. 130-05, puesto en vigencia mediante Decreto, así como lograr consolidar un verdadero estado de derecho, a través de un correcto ejercicio informativo, al brindar información a la ciudadanía, respecto a las actuaciones del Senado.

a. Unidad de Servicios al ciudadano.
El objetivo de esta Unidad es brindar información sobre los procedimientos administrativos y legislativos del Senado de la República que sean de interés al público.

b. Unidad de Servicios de Información Virtual
El objetivo del Portal o Página Web, como se conoce, es vincular al Senado con la ciudadanía y permitir su acceso por la Internet a toda la información que se produce en el Senado de la República, desde los Proyectos de Leyes hasta la relación de ingresos y egresos. Es un espacio interactivo y de participación, donde los ciudadanos (as) pueden hacer solicitudes, presentar opiniones y alternativas, así como dar seguimiento a las acciones antes mencionadas. De ahí que, las funciones principales de esta Unidad son suministrar:

• Todas las informaciones de los senadores(as) relativas a la provincia a la cual pertenecen, datos personales, currículum, asistencia y votaciones.

• La agenda del día, brindando de esta forma información y transparencia.

• Dictámenes de las Comisiones Permanentes.

• Proyectos de ley presentados.

• Proyectos de ley aprobados.

• Síntesis informativa de noticias senatoriales.

c. Unidad de Administración Línea 1-200-. Esta línea permite que ciudadanos de todas partes del país puedan tener acceso a las informaciones y procedimientos del Senado. Orienta y asesora sobre los servicios que presta el Senado sobre el estado en que se encuentran los documentos presentados a la Institución y sobre la organización y funciones del Senado.